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旭日集團實施四步管理增值
作者：佚名 日期：2001-12-5 字體：[大] [中] [小]
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企業(yè)管理增值=管理軟件+軟件實施+業(yè)務(wù)流程重組，這個公式可以作為河北旭日集團企業(yè)管理軟件實施的寫照。僅僅四個月的時間，旭日集團分四步完成了用友U8管理軟件的實施和業(yè)務(wù)重組，完成了財務(wù)業(yè)務(wù)的一體化管理。
企業(yè)介紹：旭日集團主要經(jīng)營以飲料食品為主的19類近2000個品種的產(chǎn)品，現(xiàn)在，集團的總銷售額已突破18個億，業(yè)務(wù)范圍已經(jīng)擴展到全國，并開始邁入國際市場。在國內(nèi)，為大眾所熟悉的“旭日升”就是旭日集團的產(chǎn)品品牌。
旭日集團最初只是一家小型鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，過去長期采用的業(yè)務(wù)及財務(wù)手工處理模式一直沿用了很久。不過，這種很原始的手工方式和管理觀念越來越不能與旭日集團的規(guī)模相匹配，旭日集團一旦脫離了手工作坊式的企業(yè)管理，就需要更發(fā)達的企業(yè)神經(jīng)來對來自外界和內(nèi)部的刺激產(chǎn)生最快的反應(yīng)，這就需要旭日集團擺脫原有的信息不共享、業(yè)務(wù)流程不合理等影響決策與管理的痼疾。
管理落后的壞處
如果一個企業(yè)缺乏先進的管理體制，缺乏與之相應(yīng)的信息系統(tǒng)，將在企業(yè)內(nèi)部誘發(fā)一連串問題，包括運營成本、協(xié)同運作、整體規(guī)劃等方方面面都將受到影響。從旭日集團的經(jīng)歷來看，管理落后和IT應(yīng)用不足帶來的壞處可歸結(jié)為以下幾方面：
信息孤島使運營成本居高不下
集團公司的運營成本主要表現(xiàn)在集團內(nèi)部資金、物資、信息交換與流動的成本、內(nèi)部交易成本以及分支機構(gòu)的設(shè)置成本與人力成本。旭日集團同時經(jīng)營多種產(chǎn)品，分支機構(gòu)遍布多個地域。由于各機構(gòu)之間處于信息孤島狀態(tài)，集團內(nèi)部交流無謂耗費了大量的資金和物資，卻仍然無法保證內(nèi)部信息通道暢通無阻，內(nèi)部交流的信息障礙又使得企業(yè)無法對整個集團的生產(chǎn)成本、采購成本、庫存成本、銷售費用以及管理成本進行有力的協(xié)調(diào)和控制，使得集團內(nèi)部交易成本增加，集團整體運營成本居高不下。
信息不共享使企業(yè)協(xié)同運作遇到嚴重障礙
協(xié)同運作是指集團內(nèi)部的各業(yè)務(wù)單元以集團為核心，為達到共同的整體目標而同步協(xié)調(diào)地工作；在企業(yè)外部，協(xié)同運作則表現(xiàn)為企業(yè)要與供應(yīng)商、客戶以及合作伙伴的密切配合。協(xié)同運作使企業(yè)可以充分利用內(nèi)外部資源，達到規(guī)模經(jīng)濟效益，最大限度降低運營成本，創(chuàng)造競爭優(yōu)勢。而旭日集團存在著溝通困難、資源不能共享等信息壁壘，造成了集團內(nèi)部約束目標的不一致，使得集團各構(gòu)成部分產(chǎn)生嚴重的分散主義和利益分歧，也使得企業(yè)孤立于整個外部供應(yīng)鏈，難以在市場上建立優(yōu)勢。所有這些都限制了旭日集團的進一步發(fā)展。
企業(yè)信息化建設(shè)缺少整體性規(guī)劃，導致信息化管理難以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)需要先進的企業(yè)管理不僅需要企業(yè)建立科學合理的組織結(jié)構(gòu)和行之有效的業(yè)務(wù)流程，同時也需要有先進的技術(shù)予以支撐，信息技術(shù)越來越成為集團管理最重要的工具。但是，旭日集團的IT應(yīng)用還僅僅限于簡單的單機版財務(wù)軟件，距離現(xiàn)代化管理何止千里之遠。
分4步規(guī)劃
面臨企業(yè)管理中的問題，旭日集團決定借助管理軟件，完善企業(yè)管理，優(yōu)化領(lǐng)導決策。在考察國內(nèi)、國外管理軟件和分析了幾家軟件公司所給解決方案之后，1999年12月，旭日集團決定選用用友U8管理軟件，搭建企業(yè)基礎(chǔ)信息管理平臺。
作為集團化的大型企業(yè)，旭日集團要求數(shù)據(jù)規(guī)格全部統(tǒng)一，信息交流準確及時，以實現(xiàn)對分、子公司的監(jiān)控，實現(xiàn)多部門的協(xié)作。采用管理軟件的工作流管理模式，旭日集團還可以通過過程控制降低生產(chǎn)成本和運營成本。另外，管理軟件可幫助旭日集團實現(xiàn)有效控制財務(wù)風險，提供豐富的分析決策支持信息，保證現(xiàn)金流預(yù)算的準確性，最后，旭日集團將完成ERP系統(tǒng)，將旭日集團的管理提高到一個新的水平。
旭日集團的信息化規(guī)劃可分為四步：
第一步、旭日集團保健品公司財務(wù)、業(yè)務(wù)處理實現(xiàn)計算機處理，一個分廠實現(xiàn)計算機處理；
第二步、旭日集團保健品公司實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)決策一體化處理，所有分廠實現(xiàn)計算機處理；
第三步、旭日集團銷售公司業(yè)務(wù)處理實現(xiàn)計算機管理，各銷售分公司實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)計算機處理；集團總部實現(xiàn)決策計算機處理；
第四步、旭日集團實現(xiàn)集團管理的遠程實現(xiàn)，基本完成旭日集團的信息化建設(shè)。
每一步實施方案
每一步的實施方案都要增加相應(yīng)的管理軟件模塊。
第一步，旭日集團總部集中管理全國分廠的庫存情況，總部可以分開查詢也可以綜合查詢庫存信息，實現(xiàn)遠程控制分廠原材料和產(chǎn)成品庫存。信息管理系統(tǒng)規(guī)范了業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)權(quán)限責任，減輕了會計和業(yè)務(wù)人員的勞動強度；旭日集團下屬的保健品公司將實現(xiàn)財務(wù)、業(yè)務(wù)計算機處理。
第二步，旭日集團保健品公司實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)決策一體化處理，所有分廠實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)計算機處理。
第三步，旭日集團銷售公司業(yè)務(wù)處理實現(xiàn)計算機管理和決策計算機處理，各銷售分公司實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)計算機處理。其中，集團總部采用決策支持、總賬、UFO報表、應(yīng)收應(yīng)付、財務(wù)分析模塊；銷售公司采用應(yīng)收應(yīng)付、采購管理、庫存管理、銷售管理、存貨核算模塊；銷售分公司采用的模塊根據(jù)具體需要決定。
完成這一步之后，旭日集團可以實現(xiàn)集團的生產(chǎn)和銷售數(shù)據(jù)共享，達到數(shù)據(jù)的供產(chǎn)銷統(tǒng)一，完成旭日集團的物料控制、庫存的控制、應(yīng)收應(yīng)付款的控制。信息管理系統(tǒng)通過遠程的數(shù)據(jù)傳遞，使總部可以遠程掌握整個旭日集團的所有庫存和銷售情況，以信息的準確、及時，輔助決策層的市場決策。
第四步，旭日集團實現(xiàn)集團整體的信息管理系統(tǒng)，建立包含財務(wù)、供應(yīng)鏈、制造、人力資源、決策支持五大子系統(tǒng)，基本完成旭日集團的信息化建設(shè)。
業(yè)務(wù)流程重組
旭日集團的具體業(yè)務(wù)將分四部分來描述：采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、庫存業(yè)務(wù)和財務(wù)業(yè)務(wù)。
采購流程重組
采購是指為滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要，從原材料及物料到服務(wù)進行采購的一整套過程。這套過程包括：管理供應(yīng)商信息；擬訂采購合同、采購申請和采購尋價；下達采購定單；付款和收貨等等。對于不同的生產(chǎn)類型有不同的采購處理流程。產(chǎn)品設(shè)計部門、運輸部門、財務(wù)部門、收貨檢驗部門、質(zhì)量控制部門和生產(chǎn)制造部門都必須參與采購流程的制定。
旭日集團面臨的是傳統(tǒng)處理方法的弊端，即計劃編制只是針對某一個環(huán)節(jié)或某一個工廠而言，并不考慮相關(guān)的計劃在整個供應(yīng)鏈計劃過程中的相互影響。其結(jié)果會造成供應(yīng)和需求的不匹配，從而導致過多或過少的庫存。因此，旭日集團需要借助管理軟件，與合作伙伴分享信息，共同制定包括主要處理流程在內(nèi)的供應(yīng)鏈計劃。另外，旭日集團希望實現(xiàn)以銷定產(chǎn)的目標，必須有一個生產(chǎn)制造系統(tǒng)軟件作為支持。
信息管理系統(tǒng)采用的管理方法與過去手工處理的不同之處，是將重復(fù)繁雜的工作變?yōu)橐淮涡缘奶幚�，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一次錄入，全程共享。旭日集團改進了采購流程，將采購流程與他們的生產(chǎn)計劃和供應(yīng)商通過實時的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連接起來，用以支持補貨和完善按定單生產(chǎn)方式的管理思想，由此所帶來的好處是：加速了推向產(chǎn)品市場的時間，降低了物料庫存，縮短周期，降低成本。
銷售流程重組
旭日集團日常發(fā)生的銷售核算主要針對銷售公司，再由銷售公司管理下屬各分（子）公司的應(yīng)收款，集團目前采用先發(fā)貨后開票的模式處理。集團銷售公司的銷售對象主要指各分子公司。
銷售業(yè)務(wù)流程包括銷售定單管理、運輸管理和倉庫管理等環(huán)節(jié)。從銷售到收款的處理流程應(yīng)該是非常敏捷、靈活和流暢，能夠滿足和適應(yīng)各種各樣的客戶需求，并給出快速有效的解決方法。傳統(tǒng)處理方法的弊端是，企業(yè)在處理從銷售到收款時，并沒有將銷售定單、運輸計劃和倉庫管理連接在一起，使企業(yè)喪失銷售機會。因此，旭日集團可以采用業(yè)務(wù)流程重組，使得集團能夠在建立定單時就為客戶提供實時的可承諾信息，也允許客戶通過多種方式輸入他們的定單。銷售定單的信息將直接傳達給運輸部門、分銷部門及生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)部門，以實現(xiàn)快速準確地將產(chǎn)品從生產(chǎn)線移動到分銷中心。這樣，承運商會事先接到通知和不斷更新的預(yù)測計劃，分銷中心可以加快產(chǎn)品的周轉(zhuǎn)率，生產(chǎn)環(huán)節(jié)也可以因此提高設(shè)備利用率，生產(chǎn)的產(chǎn)品更加符合市場需求。
庫存流程重組
旭日集團出入庫業(yè)務(wù)頻繁、產(chǎn)品數(shù)量大，從產(chǎn)品入庫、出庫、調(diào)撥、盤點業(yè)務(wù)處理方式方面分析，產(chǎn)品入庫需要在庫存管理系統(tǒng)填制其他入庫單，并審核。審核后，在存貨核算系統(tǒng)中對入庫單進行記帳處理；出庫業(yè)務(wù)包括生產(chǎn)領(lǐng)用出庫、調(diào)撥業(yè)務(wù)、盤點業(yè)務(wù)、帳表查詢分析、庫存報警設(shè)置等環(huán)節(jié)，需要在庫存管理系統(tǒng)填制相應(yīng)庫單票據(jù)。由于旭日集團的產(chǎn)品全部由各地分廠生產(chǎn)加工，加工費及生產(chǎn)人員工資在月末統(tǒng)一結(jié)算。所以在入庫單價中包含兩部分，其中原料成本可由原材料采購價得到，而加工費則要在月末經(jīng)過成本分配才能得到。對記帳后的產(chǎn)成品入庫單記帳，最后生成憑證。
財務(wù)流程重組
旭日集團財務(wù)部分的核心環(huán)節(jié)就是總賬系統(tǒng)�？傎~系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)軟件傳送數(shù)據(jù)的歸結(jié)點，它要對各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞過來的憑證進行審核記賬，同時還要處理旭日集團日常發(fā)生的各項部門、個人、工程項目的核算、現(xiàn)金和銀行賬的核算、月末的轉(zhuǎn)賬等。通過信息管理系統(tǒng)對財務(wù)數(shù)據(jù)無縫聯(lián)結(jié)的處理，解決了長期困擾旭日集團的數(shù)據(jù)不共享、信息傳送不及時的現(xiàn)狀，真正實現(xiàn)了財務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化。
突破單一財務(wù)管理
用友U8管理軟件使旭日集團突破了過去單一財務(wù)管理的局限，實現(xiàn)了從財務(wù)管理到全面企業(yè)管理的轉(zhuǎn)變。企業(yè)各個信息系統(tǒng)的高度集成將數(shù)據(jù)融匯貫通，滿足了企業(yè)全過程、全方位實時監(jiān)控業(yè)務(wù)財務(wù)活動的整體需要，實現(xiàn)了資金流管理與物流管理的統(tǒng)一。
旭日集團管理的進化可總結(jié)為以下三個方面： 加速資金周轉(zhuǎn)，提升企業(yè)效益;規(guī)范基礎(chǔ)管理，提高企業(yè)聲譽; 奠定了企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ).